همانطور که در مباحث پیش اشاره شد ، کارفرمایان جهت برقراری ارتباط و انجام تکالیف خود ، نسبت به سازمان تامین اجتماعی ، نیاز به تشکیل پرونده مطالباتی و اخذ کدکارگاهی دارند . کد کارگاه ، شماره منحصر به فردی است که با تخصیص آن ، پروندای برای کارفرما تشکیل می گردد و بازتاب عملکرد او در قبال کلیه تکالیف قانونی ، در این پرونده منعکس و بایگانی می شود . (به شکل فیزیکی یا سیستماتیک) . چگونگی بررسی پرونده مطالباتی کارفرما جهت تعیین وضعیت حساب کارفرما با سازمان ، بنابر روش جاری برگرفته از قانون تامین اجتماعی ، به این ترتیب است که شعبات موظفند هر 6 ماه یا به صورت سالانه (برنامه ریزی برای بررسی ماهانه در حال انجام است) ، بنابر اصطلاح رایج ، گردش حساب پرونده مطالباتی کارفرما را از سیستم ، اخذ نمایند . در صورتی که عملکرد کارفرما در طی ماه های مورد بررسی ، مطابق با وظایف قانونی او باشد و مورد خاصی ، مربوط به 8 تکلیف یاد شده در پرونده او ثبت نشده باشد ، سیستم حساب کارفرما را فاقد بدهی نشان خواهد داد . اما چنانچه خلاف این مطلب صادق باشد ، در صورت اخذ گردش حساب ، به دلیل نقصان عملکرد کارفرما در قبال تکالیف خود ، نسبت به کاری که قانونا” باید انجام می داده ، بدهکار سازمان شناخته می شود .
اطلاعات مربوط به تکالیف قانونی کارفرما از طریق روش های زیر ، در پرونده مطالباتی کارگاه منعکس ، ثبت و نگهداری می شوند :
- لیست بیمه : اطلاعات مربوط به بیمه شدگان ، حقوق و دستمزد ، شروع بکار ، ترک کار و …. هر ماهه توسط کارفرما و از طریق بارگزاری لیست بیمه در سایت سازمان تامین اجتماعی ، در اختیار شعبه مربوطه قرار می گیرد . لذا عدم ارسال لیست در موعد مقرر ، در سیستم سازمان قابل رویت ، خواهد بود .
- پرداخت حق بیمه : اطلاعات مربوط به واریز حق بیمه ماهانه کارفرما که توسط شناسه قبض و پرداخت اختصاصی به حساب سازمان تامین اجتماعی انجام می شود ، پس از48 ساعت ، از طریق بانک های عامل در اختیار سازمان تامین اجتماعی قرار گرفته و در سیستم حسابداری شعبات ثبت و بروز رسانی می شود . لذا در صورت عدم پرداخت حق بیمه در مهلت قانونی ، در پرونده مطالباتی کارفرما قابل رویت خواهد بود .
- نقل و انتقال کارگاه : در صورتی که کارفرما ، هنگام خرید و یا اجاره کارگاه ، از کارفرما یا مالک قبلی ، مفاصا حساب ماده 37 را مطالبه نکند و کارگاه دارای بدهی به سازمان تامین اجتماعی باشد ، چنانچه مالک یا کارفرمای قبلی در دسترس سازمان تامین اجتماعی نباشد (که معمولا” نیست) ، کلیه بدهی ها به حساب کارفرمای جدید منتقل خواهد شد .
- قرارداد های پیمانی :
- حوادث ناشی از کار :
- معاینات پیش از استخدام :
- سوابق معوقه :
- سوابق مشاغل سخت و زیان آور :
با کمی دقت در موارد فوق الذکر می توانیم روش های ورود اطلاعات به پرونده مطالباتی کارگاه را به 4 دسته تقسیم کنیم :
- از طریق اظهارات و عملکرد کارفرما : موارد 1 ، 2 و 4
- در صورت تحقق بازخورد های ناشی از قصورکارفرما : موارد موارد 3 ، 5 ، 6 .
- شکایت کارگر از کارفرما : موارد 5 و 7 و 8
- رسیدن به سن بازنشستگی بیمه شده : مورد 8
در موارد 2 ،3 و 4 سازمان تامین اجتماعی بلاواسطه و مستقیما درجریان قصور کارفرما قرار دارد . اما در مورد اول به دلیل اینکه اظهارات و عملکرد کارفرما از طریق لیست بیمه به سازمان ارائه شده ، لذا صحت و سقم اطلاعات ارسالی کارفرما برای سازمان مسجل نیست . بنابراین برای بررسی کامل و دقیق این موارد نیاز به بازرسی از این کارگاه ها وجود دارد . چنانچه میان گزارش بازرس و اظهارات کارفرما مغایرتی وجو داشته باشد ، ملاک تشخیص قصور یا عدم قصور کارفرما ، گزارش بازرسی خواهد بود . کارفرمایان مکلفند ، صورت مزد و حقوق و مزایای بیمه شدگان ، همچنین دفاتر و مدارک لازم را در موقع مراجعه بازرس سازمان در اختیار او بگذارند . بازرسان سازمان می توانند از تمام یا قسمتی از دفاتر و مدارک مذکور رونوشت یا عکس تهیه و برای کسب اطلاعات لازم به هر یک از روسا ، کارمندان و کارگران کارگاه و مراجع ذیربط مراجعه نمایند . بازرسان سازمان حق دارند کارگاه های مشمول قانون را مورد بازرسی قرار دهند و دارای همان اختیارات و مسئولیت های مذکور در قانون کار خواهند بود . نتیجه بازرسی حداکثر ظرف یکماه از طرف سازمان به کارفرما اعلام خواهد شد .
